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Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen

Vorwort von Martin Bangemann

Das DLM-Forum '96, das gemeinsam von den Mitgliedstaaten der Europäischen Union und der Europäischen Kommission im Dezember 1996 in Brüssel veranstaltet wurde, hat Experten aus Industrie, Forschung, Verwaltung und Archiven zusammengeführt, um das Zentralthema zu diskutieren, das immer häufiger das "Gedächtnis der Informationsgesellschaft" genannt wird. Noch vor wenigen Jahren hätte sich kaum jemand vorstellen können, daß das Archivwesen durch technologische Innovationen so tiefgreifende Veränderungen erfahren würde, daß die Authentizität und die langfristige Aufbewahrung von unverzichtbaren Informationen, falls nicht rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden, bereits in naher Zukunft ernsthaft gefährdet sind.

Die Archive sind ein wesentlicher Teil der Informationsgesellschaft: Seit der Veröffentlichung des Berichts Europa und die globale Informationsgesellschaft (Bangemann-Bericht) von 1994 werden sie in zunehmendem Maße in den Aktions- und Förderprogrammen der Europäischen Kommission berücksichtigt. Sie werden eine immer wichtigere Rolle im modernen Informationsmanagement übernehmen. Das DLM-Forum '96 hat in dieser Hinsicht ein wichtiges Signal gesetzt und Steine ins Rollen gebracht.

Die vorliegenden Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen sind eine der vorrangigen Folgemaßnahmen des DLM-Forums. Sie wurden den Teilnehmern als Vorentwurf ausgehändigt und als Diskussions- und Arbeitsgrundlage genutzt. Aufgrund der mehr als 300 überwiegend substantiellen Änderungs- und Verbesserungsvorschläge, die die Kommissionsdienste während und im Anschluß an das DLM-Forum von den natio-nalen Sachverständigen erhalten haben, wurde diese neue, stark überarbeitete und erweiterte Fassung der "Leitlinien" geschaffen.

Ich bin überzeugt, daß die gemeinsam und disziplinübergreifend erarbeiteten "Leitlinien" dazu beitragen werden, die dringlichen Probleme der Verwaltung und Archivierung von elektronisch gespeicherten Informationen durch kurz- und mittelfristige Strategien zu lösen. Die Entscheidungsträger in Verwaltung und Industrie sind aufgerufen, in Abstimmung mit den Sachverständigen für elektronische Archivierung, die notwendigen Schritte zu ergreifen und in europaweiter Zusammenarbeit praktische Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln. Dies wäre ein entscheidender Schritt zur Stärkung des Vertrauens von Unternehmen und Privatpersonen in die Datensicherheit der neuen Medien.

Dank ihres Aufbaus sind die "Leitlinien" gleichermaßen für Experten und Laien eine reiche Informationsquelle. Sie sind ein wichtiger Schritt vorwärts sowohl zur dauerhaften Sicherung des "Gedächtnisses der Informationsgesellschaft"als auch zur aktiven Förderung der Transparenz für alle Bürger im Hinblick auf Tätigkeit und Entscheidungsprozesse der Verwaltungen in den Mitgliedstaaten und Institutionen der Europäischen Union.

Dr. Martin Bangemann
Kommissionsmitglied für gewerbliche Wirtschaft,
Informationstechnologien und Telekommunikation

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1 Einführung

1.1 Inhalt der multidisziplinären Leitlinien
1.2 Benutzungshinweise
1.3 Von der individuellen Erstellung zur Nutzung durch alle
1.4 Lebenszyklus von Informationen: drei Phasen

2 Von den Daten zu strukturierten elektronischen Informationen

2.1 Was sind Informationen?
2.2 Was sind Daten?
2.3 Was macht elektronische Informationen so anders?
2.4 Erstellung von elektronischen Aufzeichnungen
2.5 Zwei Arten der Datenstrukturierung
2.5.1 Dokumente
2.5.2 Datenbanken
2.5.3 Beschaffung von Hard- und Software für elektronische Informationen

3 Lebenszyklus der Informationen und Verteilung der Zuständigkeit

3.1 Der Lebenszyklus im Überblick
3.2 Festlegung der Zuständigkeiten für die einzelnen Phasen

4 Konzeption, Erstellung und Pflege elektronischer Informationen

4.1 Konzeptionsphase
4.2 Erstellung elektronischer Informationen
4.3 Integration, Umwandlung und Bewertung elektronischer Informationen
4.3.1 Integration von Informationen
4.3.2 Konvertierung von Informationen
4.3.3 Vom Papier oder Mikrofilm zum gescannten Bild
4.3.4 Vom gescannten Bild zu codierten Formaten
4.3.5 Von einem digitalen Format in ein anderes
4.3.6 Bewertung elektronischer Informationen

4.4 Verwaltung und Klassifikation elektronischer Informationen
4.5 Transfer

5 Kurz- und Langzeitaufbewahrung elektronischer Informationen

5.1 Datenträger
5.2 Dateiformate
5.2.1 Rastergrafiken
5.2.2 Vektorgrafikdateien
5.2.3 Textdateien
5.2.4 Daten und Programme

6 Informationszugriff und -verbreitung

6.1 Auf dem Weg zur Informationsgesellschaft
6.2 Datenzugriffsstandards
6.3 Sicherheit
6.3.1 Zugriffsrechte
6.3.2 Verschlüsselung und Authentifizierung

6.4 Datenzugriff

7 Fazit

8 Anhänge

8.1 Terminologie
8.2 Offene Fragen
8.3 Normung - kurz erläutert
8.4 Checkliste für eine elektronische Informationsstrategie
8.6 Prototyp: Auswahl der richtigen Normen
8.7 Index
8.8 Abbildungen
8.9 Bibliographie

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Erstellt: 31 März 1998.